Reuniones de Negocios: El protocolo, de objetivos a resultados

Hay hoy en día una prisa loca por hacerlo todo, probablemente mal, si escuchamos a Napoleón, la madrugada en que...

Reuniones de negocios: El protocolo, de objetivos a resultados

Hay hoy en día una prisa loca por hacerlo todo, probablemente mal, si escuchamos a Napoleón, la madrugada en que tubo lugar su última batalla: “Bertrans, visteme despacio … que tengo prisa”. Así ocurre que muchas personas aprenden las reglas básicas del protocolo en los negocios y las aplican metódicamente (y ciegamente) como el que reza un padrenuestro. ¿Probabilidad de éxito? Escasa. El protocolo, como todo requiere aprendizaje, experiencia y que “se use adecuadamente”. Solo así mejoramos el ratio de conversión de objetivos a resultados.

Demos por hecho que en una reunión de negocios vamos a tener la educación más elemental; ¿Es imaginable llegar tarde a una reunión de negocios? ¿Mientras el otro habla debemos wasapear con nuestros amigos? ¿Ir en chanclas y pareo cuando el otro esta con traje y tal vez corbata? ¿Y hacer dibujitos en un papel? Claro, esto son normas de convivencia de tipo general y no es concebible que no se usen en este caso.

Ahora bien, vamos a tener mejor puntuación si damos muestras de tener buenas maneras incluso en lo superficial; producimos pocos papeles o desperdicios y nos preocupamos seriamente de encontrar una papelera y tirarlos, de tener nuestro espacio en orden y limpio, de no alterar el escenerario (móvil en silencio por favor !) No hablar con el de al lado, no dormirse ni bostezar, en definitva … estar al loro.

Pero los maestros donde van a mirarnos con lupa es en los pequeños grandes detalles de puro estilo:

1 .- Preparación. Investigar sobre el tema que se va a tratar, sobre quienes participan, sobre las condiciones de mercado y la situación actualizada del negocio. Pero en la medida justa. Mucha gente no soporta que alguien se las de de experto cuando claramente ha leido unos articulos y nada más. Al final, un verdadero experto eso lo nota y la cosa podría torcerse irremisiblemente si tiene la sensación de que han preparado un teatro para engañarle. Tampoco ir en blanco claro, que se note eso: “me he informado un poco para hablar con propiedad pero deseo aprender de lo que me dices”

2 .- Presentaciones. Interesa tener una estratégia acerca que que cosas vamos a presentar. Flexible, que se adapte a la capacidad de nuestro interlocutor. Digamos que queremos presentar un producto “estrella” pero si vemos que no cuaja tener un “plan B” porque si no no vamos a presentar nada mínimamente interesante y seguramente no volveremos a reunirnos con esas personas. Tampoco un ametrallamiento: seleccionar aquellos productos o servicios de nuestro negocio que veamos pueden suscitar el mayor interés. Comprensión: es mejor hablar de lo que más puede interesar al otro que no de aquello que queremos “imponer” aún cuando su interés es notoriamente escaso.

3 .- Comunicación. Algunas personas son “devotas” de la insistencia. Cada dos por tres se te acercan para contarte cuanto a subido el petróleo esta semana o sus problemas con sus negocios. Empiezan a hablar de ello y no terminan nunca. Lo normal, ante un profesional, es que nos pongan una cruz roja y ya nunca nos querrá ver ni en pintura. Hay que comunicar con fluidez, adaptando el discurso según aquellas preguntas o aptitudes del interlocutor. Y hay que manejar los tiempos, porque es necesario que el otro vea que somos amables y que “solemos” ceder la palabra. Y con flexibilidad, es importante observar sus reacciones para ver si es necesario cambiar de tercio.

En conclusión, una reunión de negocios es como un baile, evitemos dar pisotones y que quede claro que si bailamos bien tendremos una pareja de las mejores del evento. Como siempre, seguir la regla del equilibrio, como dice el castizo refrán: “ni tanto ni tan calvo”.

Es más fácil de lo que parece hacer buenos negocios. Pero hay que esforzarse, estudiar, entrenar y hacer las cosas poniendo cuidado. ¿Te irías toda lo noche de juerga, bebiendo hasta altas horas de la madrugada, si por la mañana a primera hora te vas a reunir con tu mejor cliente para presentar el siguiente trabajo que te va a contratar? Hay quien lo hace. Cuando despúes paga un alto precio por semejante tonteria llora, como Boabdil cuando perdió Granada.

 

Así que si no quieres llorar … aprende !

Manuel Rozas

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