La gestión económica en cualquier negocio es un elemento fundamental en el éxito o fracaso del mismo. Una inadecuada dirección en materia económica puede conducir directamente buenas ideas de negocio a su desaparición.
Benjamin Franklin dijo “Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco. En este mundo, ninguna cosa es cierta salvo la muerte y los impuestos”, sin duda, esta frase debe estar grabada a fuego en la mente de cualquier emprendedor, control económico y control fiscal. No existen fórmulas mágicas al respecto, pero si se eluden algunas situaciones se evitarán riesgos probables. A continuación, se citan algunas de ellas.
1. Gestionar olvidándonos del control económico.
Hay emprendedores cuya única atención se enfoca en la parte comercial, vender, vender y vender o en el diseño y calidad del producto, que obviamente son aspectos esenciales en cualquier actividad. Pero si nos olvidamos de los costes, de la tesorería, de los pagos, de los impuestos, de los márgenes, rentabilidades etc,. podríamos encontrarnos ante un escenario de falta de liquidez, concepción de un producto con margen de beneficio insuficiente o cualquier otra que hiciera inviable la actividad o llevara directamente a la quiebra.
2. Delegar y no controlar
Es evidente que un emprendedor, no dispone ni de todo el tiempo del mundo ni de todos los conocimientos en materias diversas para gestionar su actividad (operaciones, recursos humanos, finanzas, marketing, fiscalidad, tecnología…) y que, por tanto, ciertas tareas han de ser delegadas en expertos en dichas áreas. Delegar es fundamental, pero hacerlo no significa abandonar una actividad a un tercero y olvidarnos de ella. Reitero que delegar es fundamental, hacerlo en las manos adecuadas también, pero controlar la responsabilidad delegada es aún más relevante.
3. No traducir la información económica
La información económica en lenguaje técnico es absolutamente compleja, especialmente para quien no conoce ese lenguaje o no tiene unos conocimientos básicos en dicha materia. Es de gran importancia que los emprendedores puedan entender y manejar información de índole económica, esto no significa que el emprendedor deba estudiar durante 4 años Administración y Dirección de Empresas o Economía para poder entender ese lenguaje. La clave es que la persona en quien delegamos esta parcela, tenga la capacidad de traducir al lenguaje “coloquial” el significado de cada concepto. Huyamos de terminología que desconocemos, no hablamos de break event y sí de qué nivel de ingresos debo generar para cubrir todos mis gastos. Entendamos los conceptos, pongamos nombres sencillos y que sirvan para conocer la situación y evolución económica del negocio.
4. Tener una cuenta de resultados cuyos conceptos no son entendidos por el emprendedor
La cuenta de resultados es el instrumento que permite conocer “ingresos y gastos” que tiene la actividad, y produce información de un modo preciso sobre si se genera pérdida o beneficio y su cuantificación. Es, por tanto, uno de los instrumentos más útiles de los que se dispone en materia económica.
Tener la cuenta de resultados y no entenderla, es lo mismo que si la actividad se gestiona olvidando la parte económica de la misma.Para entender una cuenta de resultados, existe un proceso extremadamente sencillo consistente en definir con nombres entendibles cada partida de ingreso y cada partida de gasto.
Para ello, es recomendable que el emprendedor hable con la persona en quien delega esta parcela del negocio, generalmente con un asesor externo, y que explique la actividad que desarrolla y cuáles son los ingresos y gastos derivados de la misma, de modo que el asesor, en primer lugar, comprenda el funcionamiento de dicha actividad, y con dicho conocimiento, diseñe un plan de cuentas adecuado y con conceptos de ingresos y gastos claramente entendibles y consensuados con la persona emprendedora. Por ejemplo, si la actividad emprendedora consiste en un restaurante que además realiza entregas a domicilio, definir tres cuentas de ingreso claramente identificadas en vez de una con un concepto genérico del programa contable (705. Prestaciones de servicios):
- 1 Ventas barra.
- 2 Ventas restaurante.
- 3 Entregas a domicilio.
Lo mismo para los gastos, se cita a modo de ejemplo el caso de las compras, en vez de usar una cuenta genérica del programa contable (600. Compras de mercaderías):
- 1 Compras de carne
- 2 Compras de pescado
- 3 Compras de bebidas
- 4 Compras de verduras
- ………..
Con este pequeño ejemplo queda patente que se deben usar conceptos entendibles, para que cuando la persona emprendedora disponga de la cuenta de resultados, entienda de forma clara todas y cada una de las cuentas que la componen.
5. No realizar un cierre mensual
Quien lidere la actividad emprendedora debe disponer de forma periódica, recomendable una vez al mes, de la información económica para poder conocer su evolución, anticiparse y poder tomar decisiones basándose en hechos ciertos.
Debemos ver la evolución mensual de ingresos y gastos, comparación con períodos anteriores, porcentaje de ingresos que representa cada uno de los gastos… De este modo podremos analizar y realizar seguimiento y tomar decisiones cuando éstas pueden originar un cambio a mejor. Esos pequeños gastos a los que hacía referencia B. Franklin, deben ser monitorizados desde el primer momento, de lo contrario, podrán crecer sin control y terminar hundiendo el barco.
Es fundamental establecer unas fechas predeterminadas con la persona en quien se delega esta responsabilidad y tomarlo como momentos claves en el análisis y toma de decisiones del negocio.
Se recomienda fijar unos indicadores relevantes, que variarán en función de la actividad, de los objetivos y de quien la lidera, que permitan conocer de forma clara la situación económica. Tener un máximo de cuatro, no más. Se citan algunos a modo de ejemplo, margen bruto, rentabilidad, costes fijos, % de coste de personal sobre ventas, % coste financiero sobre ventas, propuestas comerciales generadas, propuestas comerciales aceptadas, reclamaciones de clientes…
6. No establecer objetivos económicos
Cada una de las áreas de cualquier actividad empresarial debería tener unos objetivos alineados con los objetivos generales de la empresa. Trabajar sin objetivos es como navegar sin rumbo. Estos objetivos económicos pueden ser diversos en función de variados factores, a modo de ejemplo, pueden citarse crecimiento en un % determinado de ventas, mejora de los beneficios, mejora de los márgenes, control de determinadas partidas de gasto…
Manuel López Martínez.
CEO de BELBURS ECONOMISTAS y 360cs.
