En numerosas ocasiones, cuando se pone en funcionamiento una actividad, quien la promueve se centra en el servicio o en el producto que vende.
Es entonces cuando aspectos tan relevantes como la gestión económica, pasan a segundo plano.
Vamos a describir una serie de recomendaciones que, en caso de aplicarse, pueden suponer una clara mejora en la gestión del negocio.
1. Definir la cuenta de resultados
Olvidémonos de nombres genéricos y demasiado técnicos, llamemos a cada cuenta de ingreso o gasto por el nombre que nos permita identificar con rapidez y precisión del ingreso o gasto que se trata.
La legislación vigente permite disponer de tantas cuentas de ingreso o gasto como consideremos necesarias, y podemos nombrarlas del modo que queramos, por tanto, definamos estas cuentas, de modo que cuando tengamos a la vista una cuenta de pérdidas y ganancias, seamos capaces de identificar todos y cada uno de los conceptos que aparecen.
Es importante acordar con nuestro asesor este plan, para que cada ingreso o gasto sea registrado en la cuenta correspondiente.
2. Disponer mensualmente de esa cuenta de resultados que hemos definido
En este caso, es importante, no sólo contar con el total de ingresos y gastos acumulados en el momento que solicitamos esa cuenta, dado que sólo estaríamos viendo, de forma acumulada, esa cuantía en un momento dado, información que sin duda es relevante y representativa, pero insuficiente.
Para que la cuenta de resultados nos revele una información de mayor calidad, es recomendable ver el desglose por meses, desde enero hasta el mes en el que estamos generando la información.
Veremos una cuenta en la que cada mes aparece en una columna, de modo que podamos analizar los ingresos y gastos de cada mes, cómo han evolucionado hasta llegar a la situación acumulada, estudiando si se han producido variaciones importantes de forma mensual, si las ventas han evolucionado positivamente desde enero…
Suponemos una cuenta en la que a 31 de marzo existen ingresos por valor de 100.000,00 euros y gastos por una cuantía de 60.000,00 euros, es decir tenemos un beneficio de 40.000,00 euros.
Si nos quedáramos con una cuenta acumulada, podríamos ver el detalle de los gastos en los que hemos incurrido, el total ingresos que hemos generado.
Cuando gestionamos nuestro negocio, debemos saber cómo evoluciona, en el ejemplo que nos ocupa, no es lo mismo una situación en la que en enero generamos ingresos de 20.000,00 euros, febrero 30.000,00 y marzo 50.000,00, es decir con una evolución favorable del negocio porque incrementa sus ventas, que otra en la que los ingresos son 60.000, 30.000,00 y 10.000,00 respectivamente.
En ambas situaciones la cifra total de ventas es de 100.000,00 euros, y los gastos 60.000, por tanto, el beneficio es de 40.000,00 euros. Sin embargo, el modo en que se ha llegado a esa cuantía acumulada o su evolución es absolutamente distinta. Poniendo de manifiesto una situación de riesgo en el segundo caso, con una diminución alarmante de la cifra de ingresos que, en caso de no analizar de forma mensual, es probable que se identificara tarde disponiendo de menos opciones para combatir esa pérdida de ventas.
3. Establecer un presupuesto
Fijar un presupuesto a principio de año es una herramienta a tener en cuenta. Realizaremos una previsión del año que comienza, identificando los ingresos y gastos que según nuestras previsiones se van a dar.
En la confección de este cuadro, debemos ser especialmente cuidadosos en las cuantías que vamos a recoger, puesto que, si son poco realistas, tendremos una herramienta totalmente inútil.
Disponer de un buen presupuesto, nos puede aportar información anticipada de lo que va a ocurrir, y en el caso de que surjan desviaciones frente a la información contenida en el propio presupuesto, tener la posibilidad de reaccionar a tiempo tomando las medidas correctoras que se precisen.
4. Las comparaciones no son odiosas
En la gestión de un negocio, realizar comparaciones es analizar la evolución económica del mismo, obtener información que nos ponga de manifiesto cómo ha evolucionado nuestra actividad, aportando señales que nos sirvan de soporte en la toma de decisiones.
Se pueden realizar comparaciones de diferentes tipos, se recomienda que, al menos, se tengan en cuenta las siguientes:
- Comparación con los meses anteriores, tal y como se ha indicado en el primer punto.
- Comparación con el mismo período del ejercicio anterior. De esta forma podemos analizar si hemos mejorado en el último año.
- Comparación con el presupuesto. ¿Estamos cumpliendo con los objetivos establecidos? En caso de no hacerlo, tenemos la información para estudiar el motivo.
- Compararnos con la competencia.
5. La tesorería es vital.
Hasta el momento, hemos destacado la relevancia de dirigir “mirando los números” en la cuenta de resultados, sin embargo, la gestión económica no puede ceñirse únicamente a este punto de vista, debiendo incluir el enfoque de la tesorería.
En todo momento debemos conocer el dinero disponible, así como los próximos pagos comprometidos y los cobros pendientes.
De esta forma, disponiendo de la información de ingresos, gastos, cobros y pagos podremos analizar y tomar decisiones apoyadas en datos relevantes que permitan dirigir el negocio con eficacia.
6. Buscar y establecer indicadores esenciales
En el lenguaje de las finanzas se denominan KPI (Key Performance Indicator). Estos indicadores son las métricas más importantes de un negocio.
Cada sector, cada actividad tiene las suyas, que además pueden venir determinadas por los objetivos de cada uno.
Por ejemplo: en un mismo sector, dos negocios que son competencia directa pueden tener indicadores esenciales distintos.
En el supuesto de dos operadoras de telefonía e internet, podría resultar que el que lleva una infinidad de años en el mercado centre su gestión en la fidelización de clientes y uno de sus KPI sea el número de quejas, o la tasa de bajas de clientes.
Para otro competidor, una empresa relativamente nueva, su indicador clave sea la tasa de crecimiento, o número de nuevos clientes captados por mes, ya que sus objetivos al ser de reciente creación, están centrados en la captación.
En ese sentido, la mejor recomendación es no volverse loco buscando ratios o indicadores complejos que vemos en los grandes informes financieros de empresas cotizadas, y centrarnos en aquellos que pongan de relevancia un aspecto esencial para el desarrollo de nuestro negocio.
Una correcta gestión económica, en sí misma, no es origen de éxito seguro, pero una inadecuada actuación es el paso previo a un fracaso seguro.
Benjamin Franklin de una forma muy ilustrativa afirmaba: “Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco. En este mundo, ninguna cosa es cierta salvo la muerte y los impuestos”
Sea cual sea tu actividad, gestiónala sin olvidarte de la economía, rodéate de profesionales que te ayuden a comprender tu situación, y que te apoyen en el suministro de información relevante que permita tomar buenas decisiones y tener tranquilidad.
Manuel López. BELBURS ECONOMISTAS
